Obligations des collectivités territoriales, groupements de collectivités territoriales et établissements publics en matière d’archivage
| Dispositions et Obligations | Références réglementaires et/ou législatives |
| Les collectivités territoriales et les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur. | Articles L.212-6 et L.212-6-1 du Code du patrimoine |
| Le maire est responsable civilement et pénalement des archives communales. | Articles L.214-1 à L. 214-4 du Code du patrimoine |
| Les frais de conservation des archives communales sont une dépense budgétaire obligatoire. | Article L.2321-2 du Code général des collectivités territoriales. |
| La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. | Article L.211-2 du Code du patrimoine. |
| Les archives communales sous soumises au contrôle scientifique et technique (CST) de l’Etat. Sur le département, le CST est exercé par le directeur des Archives départementales par délégation du préfet. Il porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. | Articles R.212-2 à R.212-4 du Code du patrimoine. |
| Les archives publiques sont imprescriptibles : nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives publiques. | Article L.212-1 du Code du patrimoine |
| A chaque changement de mandat, le maire est tenu de dresser un procès-verbal de récolement des archives communales confiées à sa responsabilité. | Arrêté du 31 décembre 1926, article 4. |
| Toute destruction d’archives publiques est soumise à l’accord préalable du directeur des Archives départementales. La liste des documents destinés à l’élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées par accord entre l’autorité qui les a produits ou reçus et l’administration des archives. | Article L.212-2 du Code du patrimoine |
| Les communes de moins de 2 000 habitants, tout en gardant la propriété des archives, ont obligation de déposer aux Archives départementales leurs registres d’état civil de plus de 120 ans et les autres archives de plus de 50 ans n’ayant plus d’utilité administrative et devant être conservées à titre définitif. Les communes de plus de 2 000 habitants peuvent également déposer ces documents après avoir passé une convention avec les Archives départementales. | Articles L.212-11 à 14 du Code du patrimoine |
| Les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l’article L 213-2 du Code du patrimoine, communicables de plein droit. L’accès à ces archives s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article L 311-9 du Code des relations entre le public et l’administration. | Article L.213-1 du Code du patrimoine |
| Tout fonctionnaire ou agent chargé de la collecte ou de la conservation d’archives est tenu au secret professionnel en ce qui concerne les documents ne pouvant pas légalement être mis à disposition du public. | Article L.211-3 du Code du patrimoine. |
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